ORGANISASI DAN ANALISIS JABATAN (MANAJEMEN SDM)

TUGAS MAKALAH

MANAJEMEN SDM : ORGANISASI DAN ANALISIS JABATAN

DOSEN : Dewi Nur Aini

Disusun oleh:

1.     Ade Rifqi Wira Hadi Kusuma                  (13311042)

2.     Ahmad Rizky Hasymy Putra                   (13311056)

3.     Ahmad Gufron                               (13311055)

4.     Cahya Kurniawan                          (13311052)

5.     Bahrul Ulum                                   (13311070)

6.     Ahmad Murtaji Alvin                     (13311047)

7.     Muhammad Huda Ramadhana       (13311094)

KATA PENGANTAR

            Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan nikmat, rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis diberikan kemudahan dan kelancaran dalam menyelesaikan makalah yang berjudul ORGANISASI DAN ANALISIS JABATAN

            Makalah ini disusun guna memenuhi kelengkapan tugas mata kuliah Bank dan Lembaga Keuangan Lainnya. Dengan tersusunnya makalah ini adalah berkat bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Dewi Nur Aini selaku Dosen mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia.
2. Kedua orang tua penulis yang selalu memberikan doa dan motivasi.
3. Serta kepada teman-teman Jurusan manajemen .

Dengan disusunnya makalah ini diharapkan dapat memberikan informasi kepada berbagai pihak yang membutuhkannya. Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan pembuatan makalah ini untuk masa yang akan datang.

Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca sekalian.

                                                                        Gresik , September 2014

                                                                                      Penyusun

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .........................................................................................    1

KATA PENGANTAR .......................................................................................    2

DAFTAR ISI.....................................................................................................    3

DAFTAR ISI.....................................................................................................    4

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................    5

A.     Latar Belakang................................................................................    5

B.     Rumusan Masalah...........................................................................    6

C.     Manfaat Penulisan ..........................................................................    6

BAB II PEMBAHASAN ...................................................................................    7

A.     Pengertian Analisis Jabatan ..................................................................    7

B.  Tujuan Analisis Jabatan ........................................................................    8  

C.  Uraian Jabatan ......................................................................................    10

a.       Spesifikasi Jabatan....................................................................    11

b.      Standar Kinerja Jabatan.............................................................    11

c.       Design pekerjaan.......................................................................    11

d.      Factor – factor yang mempengaruhi kinerja jabatan..................    12

                                                            1.      Individu.........................................................................    12

                                                            2.            Teknologi yang di gunakan........................................    14

                                                            3.            Biaya atau anggaran...................................................    14

                                                            4.            Struktur Organisasi.....................................................    14

                                                            5.            Variable Interval.........................................................    15

a.       Manajemen........................................................    15

b.      Karyawan..........................................................    16

c.       Mengelolah Karyawan.......................................    16

d.      Stakeholder.......................................................    18

e.       Serikat pekerjaan...............................................    19

D.     Hubungan Antara Analisis Jabatan Dan Fungsi Manajemen

Sumber Daya Manusia..........................................................................    19

E.   Metode Analisis Jabatan........................................................................    20

BAB III PENUTUP ...........................................................................................   22

A.     Kesimpulan ..............................................................................   22

B.     Saran ........................................................................................   22

DAFTAR PUSTAKA.........................................................................................   23

BAB I

PENDAHULUAN

A.        LATAR BELAKANG

Setiap organisasi tentunya mempunyai berbagai tujuan yang hendak dicapai. Tujuan tersebut di raih dengan mendayagunakan sumber-sumber daya yang ada. Kendati berbagai sumber daya yang ada penting bagi oraganisasi, satu-satunya factor yang menunjukkan keunggulan kompetitif potensial adalah sumber daya manusia dan bagaimana sumber daya itu dikelola.

Menurut Homawan Sutanto dalam artikelnya tentang analisa jabatan mengatakan bahwa salah satu tugas manajemen adalah untuk mendayagunakan sumber daya yang dimiliki secara optimal. Pendayagunaan ini sering berarti mengupayakan agar sumber daya manusia itu mampu dan mau bekerja secara optimal demi tercapainya tujuan organisasi. Manusia akan mau dan mampu bekerja dengan baik bilamana ia ditempatkan pada posisi dengan jabatan dan sesuai menurut minat dan kemampuannya serta bilamana ia bisa memenuhi kebutuhannya dengan melakukan pekerjaan itu.

Tanpa pengetahuan yang memadai tentang apa yang dilakukan oleh para karyawan atas pekerjaanya, organisasi tidak akan membentuk prosedur sumber daya manusia yang efektif untuk memilih ,mempromosikan,melatih, menilai dan memberikan kompensasi kepada karyawan (Henry Simamora, 2006;77). Hal ini mengkibatkan pengkajian dan pemahaman pekerjaan melalui proses yang disebut analisis pekerjaan merupakan bagian vital dari setiap program manajemen sumber daya manusia.

Analisis jabatan memang sangat penting dalam organisasi untuk menempatkan orang pada suatu jabatan/pekerjaan tertentu. Namun kenyataannya ada organisasi tidak merasa perlu untuk menbuat uraian jabatan dan spesifikasi jabatan karena beranggapan bahwa semua karyawan pasti tahu apa yang akan di kerjakan. Hal ini membuat kegundahan yang sangat mendalam pada karyawan karena merasa pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai dengan apa yang di bayangkan,selain itu karyawan terkadang merasa tidak menemukan kecocokan antara pekerjaan dengan kepribadiannya sehingga evaluasi karirnya juga menunjukkan hasil yang tidak maksimal.kenyataan tersebut mungkin tidak asing karena hal ini dianggap wajar mengingat bahwa di masa krisis seperti sekarang ini banyak perusahaan yang melakukan efesiensi dengan mempekerjakan satu orang untuk beberapa bidang pekerjaan sekaligus. Sehingga sulit membuat uraian jabatan karena nama jabatan sering tidak nyambung dengan pekerjaan sehari-hari. Apalagi perusahaan masih tetap survive meskipun tnpa uraian jabatan secara tertulis.

B.        PERUMUSAN MASALAH

Sesuai dengan latar belakang masalah di atas maka kami merumuskan masalah dalam bebrapa pertanyaan:

1.      Apakah analisis jabatan sebagai dasar utama dalam peningkatan informasi terhadap kinerja pegawai ?

2.      Apakah analisis jabatan dapat mempengaruhi peningkatan efisiensi kerja pegawai atau karyawan ?

3.      Apakah analisis jabatan dapat digunakan sebagai sebagai pusat informasi untuk meningkatkan kinerja pegawai ?

C.        MANFAAT PENULISAN

Dalam makalah ini akan dibahas mengenai analisis jabatan dan analisis pekerjaan sebagai salah satu bidang pekerjaan perencanaan manajemen sumber daya manusia.

BAB II

PEMBAHASAN

A.              Pengertian Analisis Jabatan

Analisis jabatan terdiri atas dua kata, analisis dan jabatan. Analisis merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan jabatan adalah sekumpulan/sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Dengan demikian analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002:127).

Analisis jabatan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia. Menurut Flippo (1994), “Analisis jabatan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan utama dalam analisis jabatan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.

Analisis Jabatan (Job Analysis) Dan Desain Pekerjaan (Job Design)

Dalam organisasi terdapat posisi yang harus diisi melalui pekerjaan yang ada.posisi pekerjaan yang sudah ada biasa diketahui lewat lowongan-lowongan perusahaan.Depertemen sumber daya manusia harus memahami bahwa untuk memelihara koordinasi pekerjaan maka pengetahuan tentang analisis jabatan dan desain pekerjaan tidak boleh dilewatkan.

Untuk meraih kualitas kerja yang tinggi,organisasi harus memahami dan menyerasikan permintaan kerja dan individu.Hal ini disebut analisis jabatan atau analisis pengetahuan pada susunan kepegawaian,pelatihan,penilaian kinerja,dan kegiatan sumber daya manusia lainya.sebagai contoh evaluasi penyelia pada pekerjaan karyawan harus didasarkan pada kinerja dan tuntutan kerja. Pada perusahaan kecil,manajer garis mungkin melaksanakan analisa jabatan,tapi biasanya pekerjaan selesai oleh seorang professional sumber daya manusia. Beberapa organisasi besar mungkin mempunyai department manajement kompensasi yang di dalamnya termasuk analisis jabatan.     

Menurut Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya , dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut). Oleh sebab itu, menurut Dessler penyelia atau spesialis dalam sumber daya manusia biasanya mengumpulkan beberapa informasi berikut melalui analisis pekerjaan,

1.                  aktivitas pekerjaan,

2.                  perilaku manusia,

3.                  mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan,

4.                  standar prestasi,

5.                  konteks pekerjaan, dan

6.                  persyaratan manusia.

B.              Tujuan Analisis Jabatan

Analisis jabatan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja. Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan.

Adapun tujuan analisis pekerjaan yaitu,

2)            Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat,

3)            Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja,

4)            Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif (Sastrohadiwiryo).

Sedangkan menurut Flippo (1994), hasil-hasil dari analisis pekerjaan, seperti uraian dan spesifikasi pekerjaan akan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut,

1)              Pengabsahan atas prosedur-prosedur pengangkatan,

2)              Pelatihan,

3)              Evaluasi pekerjaan,

4)              Penilaian prestasi

5)              Pengembangan karir,

6)              Organisasi,

7)              Perkenalan,

8)              Penyuluhan,

9)              Hubungan perburuhanm dan

10)          Penataan kembali pekerjaan.

Sebuah penelitian yang dikemukakan oleh Flippo terhadap 899 perusahaan menunjukkan bahwa hasil proses analisis pekerjaan dipergunakan untuk, membuat rincian kerja (75%), pelatihan (60%), penyusunan tingkat upah dan gaji (90%), menilai personalia (60%), pemindahan dan promosi (70%), pengorganisasian (50%), orientasi karyawan baru (36%), penyuluhan (25%), dan seterusnya.

Analisis jabatan merupakan prosedur dalam menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakann untuk jabatan itu. Analisis menghasilkan informasi tentang tuntutan jabaataan yang selanjutnya digunakan untuk mengembangkan uraian jabatan yang selanjutnya digunakan untuk mengembangkan uraian jabatan (job description) dan spesifikasih jabatan (job spesification).Bahasa tentang uraian jabatan dan spesifikasi jabatan akan dibahas pada subbahasan selanjutnya.

Disebutkan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 35 TAHUN 2012 Tentang  Analisis Jabatan Dilingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah pada BAB II Pasal 3, bahwa Tujuan analisis jabatan untuk penyusunan kebijakan program –program Seperti:

a.        Pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan.

b.       Perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan; dan

c.        Evaluasi kebijakan program pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan.

Analisis jabatan,di samping mengahasilkan uraian dan spesifikasi  jabatan,memiliki kegunaan lain,yaitu :

1.              Pengadaan tenaga kerja:

Spesifikasi jabatan merupakan standart personilia yang digunakan sebagai pembanding para calon tenaga kerja. Isi spesifikasi jabatan akan memberikan dasar pembentukan prosedur seleksi nantinya.

2.              Pelatihan:

Isi uraian tugas dan pekerjaan dapat digunakan sebagai dasar untuk mengambil keputusan,khususnya dalam hal program pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia.

3.              Evaluasi kinerja:

Persyaratan-persyaratan dan uraian jabatan dapat dinilai sebagai dasar untuk menentukan nilai pegawai dalam pemberian kompensansi yang layak.

4.              Penilaian prestasi:

Untuk menentukan apakah pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik maka deskripsi jabtan akan sangat membantu untuk pemilihan sasaran pekerjaan.

5.              Promosi dan transfer pegawai:

     Informasi dan data pegawai akan membantu proses pengambilan keputusan sebagai dasar program promosi dan transfer pegawai.

6.              Organisasi:

   Informasi data yang dimiliki dapat pula membantu manajement akan untuk mengetahui sejauh mana tujuan dan sasaran tujuan organisasi tercapai. Hal ini untuk mengindikasikan ada tidaknya yang perlu diubah dalam suatu organisasi.

7.              Induksi:

Uraian jabatan sangat berguna.terutama pada pegawai baru,untuk tujuan orientasi karena akan memberikan gambaran pada pegawai baru tentang pekerjaan yang harus dilakukan.

8.              Konsultasi:

Informasi jabatan akan bermanfaat bagi pemberisn kosultasi baik yang belum bekerja maupun yang sudah bekerja tetapi merasa tidak sesuai dengan jabatan yang ada sekarang.

C.              Uraian Jabatan (Job Description)

Dalam uraian jabatan,selain tugas-tugas,wewenang,tanggung jawab,hubungan lini,dan kondisi kerja juga dibuat nama jabatan,kode jabatan,tanggal dibuat penyusun,departemen,dan lokasi.

            Jika organisasi membuat jabatan baru maka membutuhkan persiapan uraian jabatan,yang menggunakan proses atau tahapan-tahapan. Uraian jabatan dapat dibuat kembali secara periodik dan bisa diperbarui jika memang perlu. Penilaian kinerja merupakan peluang yang baik untuk memperbarui uraian jabatan.

            Bila organisasi menyiapkan beberapa uraian jabatan maka prosesnya membutuhkan waktu.secara nyata,analisis jabtaan mungkin menggunakan kepustakaan sebagai dasar deskripsi,seleksi untuk satu tipe pekerjaan,dan kemudian dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan organisasi.

a.      Spesifikasi Jabatan (Job Spesification)

Spesifikasi jabataan berisi tentang persyaratan kualifikasi individu sehubungan dengan posisinya pada jabatan tertentu. Pengetahuan menunjuk pada informasi prosedual yang penting untuk keberhasilan kinerja. Keterampilan adalah tingkat kemahiran individu dalam penyelesaian tugas. Dengan pengetahuan dan pengalaman,dapat diperoleh kemapuan dalam pekerjaan untuk persiapan spesifikasi jabatan. Kemampuan menunjukan kecakapan individu secara umum dan karakter lain mungkin menjadi ciri personal individu atau motivasi positif dan dapat dikembangkan. Beberapa jabatan juga mempunyai permintaan resmi,seperti lisensi atau sertifikat.

           Dalam mengembangakan spesifikasi jabatan,perlu mempertimbangakan semua elemen pengetahuan,kemampuan,kecakapan,dan ciri lainnya. Dalam pencatatan deskripsi jabatan,informasi bisa datang dari kombinasi kinerja jabatan individu,penyelia,atau perencanaan jabatan dan pelatihan analisis jabatan.

Informasi yang akurat tentang KSAO adalah sangat vital bagi pengambilan keputusan tentang pengisian jabatan.

b.      Standar Kinerja Jabatan (Job performance standard)

Standar kinerja jabatan berfungsi sebagai target akan usaha yang harus dilakukan oleh pekerja serta sebagai kriteria untuk mengukur apakah pekerjaan tersebut berhasil dilaksanakan ataukah tidak.

Dalam standar kinerja jabatan dicantumkan informasi tentang target-target yang harus dicapai dan ukuran-ukuran keberhasilan kerja. Apabiloa target dan kriteria yang ada didalam standar kinerja jabatan ini tidak terpenuhi, maka bisa disimpulkan bahwa pekerja tidak berhasil melaksanakan pekerjaannya dengan sukses.

c.       Desain Pekerjaan (Job Design)

Desain pekerjaan merupakan fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seorang karyawan secara organisasional. Sangat penting untuk melakukan desain pekerjaan,karena orang banyak menghabiskan waktu untuk bekerja. Desain pekerjaan membutuhkan struktur perjaan seprti isi,fungsi,dan hubungan pekerjaan. Kebutuhan akan perencanaan organisasional,kebutuhan keselamatan,dan kelangsungan hidup organisasi jelas sangat dipengaruhi oleh desain dan tata letak  pabrik. Disamping itu,kebutuhan akan afiliasi dengan manajemen maupun kelompok dan kekuasaan sangat mempengaruhi desain pekerjaan,

           Desain pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan,metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tuga,dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitaan dengan pekerjaan lainya dalam organisasi. Desain pekerjaan memasukan elemen  tugas ,fungsi ,hubungan,kompensasi, keahlian,pengetahuan, kemampuan pada setiap pekerjaan. Desain pekerjaan merupakan salah satu factor pendorong keberhasilan produktivitas organiasi. Dari dimensi organisasi, cara pengelompokan tugas dan tanggung jawab dapat mempengaruhi produktivitas dan biaya. Pekerjaan yang tidak terselesaikan atau terlalu sulit untuk dilakukan serta pekerjaan yang membosankan akan menyebabkan perputaran karyawan yang tinggi. Bagi seorng karyawan motivasi dan kepuasan kerja menjadi dua factor penting dalam pekerjaan sehari-hari mereka. Dua hal tersebut dapat membantu pencapaian tujuan dan sasaran,terlebih jika organisasi mampu dan memahami faktor-faktor yang mempeengaruhi ketidakberhasilan dari dua faktor tersebut.

d.      Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Desain Pekerjaan

1.            Individu

Bahwa individu memiliki perbedaan sikap, sifat, karakter,pandangan,persepsi ,sosial budaya,norma yang berbeda untuk setiap individunya dalam organisasi yang sama. Tiap individu memiliki, kebutuhan, tujuan, serta motivasi berbeda dalam menanggapi sebuah pekerjaan. Peran individu dalam organisasi yang sama. Tiap individu memiliki kebutuhan,tujuan, serta motivasi berbeda dalam menanggapi sebuah pekerjaan. Peran individu dalam organisasi ,mempunyai arti yang sama pentingnya dengan pekerjaan itu sendiri sehingga interaksi antara organisasi dan individu (SDM) menjadi focus perhatian para manajer. Oleh sebab itu ,nilai-nilai baru yang sesuai dengan tuntutan  lingkungan organisasi  perlu diperkenalkan dan disosialisasikan  kepada semua individu  dalam organisasi.

Organisasi masa depan akan cenderung berbentuk flat dan ramping. Bentuk organisasi konvesional yang hirarkis  akan digantikan  dengan bentuk jaringan kerja atau selular yang lebeih memberdayakan kerja sama kelompok. Melalui organisasi yang demikian setiap individu akan memiliki informasi dengan mudah sehingga tidak selalu hanya terletak pada pimpinan organisasi. Individu akan bekerja pada organisasi kluster dimana individu tidak lagi terikat secara kaku dengan tingkatan manajement yang hirarkis.

Individu atau manusia memiliki keunikn yang tidak dimiliki oleh faktor produksi lain.

Pertama,

manusia memiliki sisi psikologis. Artinya manusia tidak dapat dengan mudah dibongkar pasang,seperti mesin. Individu tidak bisa diperlakukan demikian. Karyawan akan dengan mudah bereaksi jika mereka tahu bahwa mereka dibayar  lebih rendah dari usaha yang dikeluarkan,diperlakukan tidak adil, atau di –PHK dengan alasan sepihak tau tidak masuk akal.

Kedua,

individu sebagai input produksi,tapi juga yang akan menikmati output-nya. Tujuan akhir sebuah proses produksi adalah menciptakan produk dan jasa yang sesuai dengan keinginan konsumen. Bentuk output yang dinikmati adalah gaji,insentif, bonus, kesejahtraan, perlindungan,  keamanan dan bentuk penghargaan nonmaterial lainya. Jadi sangat tidak wajar bila ada sebuah organisasi dengan pertumbuhan baik tetapi kesejahtraan karyawanya masih memprihatinkan.

 Ketiga,

apabila faktor produksi yang lain berkurang dalam proses produksi,tetapi manusia dalam kurung waktu tertentu akan bertambah,yaitu bertambah keterampilan,pengalaman, dan pengetahuan. Jadi individu mengalami proses belajar (learning process)yang akan bermanfaat untuk kepentingan organisasi keseluruhan.

Keempat,

 individu adalah penentuan eksistensi organisasi,bahkan faktor yang mutlak harus ada. Pengusaha boleh memiliki modal, mesin, dan material yang berkualitas, tetapi tidak akan berfungsi baik jika tidak ada manusia yang mengelolanya.

2.            Tegnologi yang digunakan

            Tegnologi mempunyai damapak terhadap desain pekerjaan.jenis pekerjaan, alat yang digunakan, tata letak,dan teknik untuk menghasilkan output produk merupakan beberapa alasan penyebab kendala yang dapat menghambat kelancaran sebuah pekerjaan.

3.            Biaya atau anggaran

            Anggaran merupaakan variabel yang kursial ditiap organisasi yang beroprasi. Apapun yang digunakan manajemen,harus berpijak dari sisi ekonomis organisasi. Oleh karena itu sumber daya yang representatif harus direncanakan sebagai awal langkah keberhasilan organisasi. Manajemen harus secara kontinu menyelaraskan manfaat-manfaat desain pekerjaan dengan pertimbangan biaya.apalagi sebuah keputusan untuk melakukan rencana ulang desain pekerjaan baru membutuhkan energi, waktu,dan biaya yang cukup untuk memenuhi target tersebut.

4.            Struktur organisasi

            Saat ini sebuah organisasi akan menjadi lebih lincah apabilaa digerakan oleh roda operasional yang gesit, cakap, visioner,dan mampu melihat perubahan kedepan. Organisasi tersebut haruslah lebih ramping untuk dapat melakukan kecepatan perubahan dan ketidakpastian global. Oleh karena itu,struktur organisasi memang sangat berpengaruh terhadap keberhasilan desain pekerjaan. Coba kita lihat beberapa contoh kasus organisasi yang kelimpungan mengatur konsolidasi internalnya gara-gara terlalu gemuknya operasional yang harus ditanggung.

Bagi dunia usaha di Indonesia, peran struktur organisasi terasa semakin penting karena dua hal yaitu :

a)                  Struktur orgaanisasi yang efektif akan mempermudah pengawasan. Seperti kita ketahaui bahwa masalah pengawasan kegiatan badan usaha menjadi krusial,terutama sejak tumbangnya  rejim orde baru,yang mendorong keinginan kuat masyarakat untuk menghapus KKN disegala bidang. Dengan alasan itu, penerapan Good Corporate Governance digalakan sehingga dapat dikatakan bahwa struktur organisasi yang efektif berdampak pada efektivitas implementasi Good Corporate Governance .

b)                  Tidak stabilnya dunia usaha diindonesia. Kita melihat sendiri bagaimana rentannya dunia usaha terhadap gejolak mata uang asing,terutama dollar amerika. Akibatnya,sector perdagangan dan perekonomian semakin terbuka sehingga mendorong marakanya persaingan disejumlah industri yang semula tertutup bagi pemodal asing atau pemodal swasta nasional. Perubahan yang terjadi begitu cepat menuntut kesiapan kita menghadapinya dan struktur organisasi yang efektif dapat menjadi jangkar sehingga badan usaha tidak mudah hanyut oleh gelombang keterbukaan.

Dalam efektivitas struktur organisasi,teori menyebutkan bahwa salah satu landasannya adalah diferensiasi (pembagian kerja),yang dapat diliahat secara horizontal maupun vertikal. Diferensiasi horizontal mengindikasikan pembagian kerja yang jelas antara posisi yang berkedudukan sejajar, sedangkan diferensiasi vertical menggambarkan pembagian kerja yang jelas antara posisi yang berkedudukan tidak sejajar. Landasan lainya adalah integrasi,yaitu suatu mekanisme untuk mengoordinasikan  posisi-posisi yang telah didiferensiasikan. Landasan ini penting untuk menciptakan sinergi posisi-posisi yang ada didalam struktur.

5.            Variabel Internal

a.       Manajemen

Manajemen mempunyai kepentingan sendiri dalam organisasi. Semua karyawan tentu demikian, tetapi manajemen bertanggung jawab terhadap organisasi secara keseluruhan, suatu tanggung jawab yang sering kali mengaharuskan manajemen menghadapi berbagai pihak yang berkepentingan dan menyeimbangkan tuntutan yang saling bertentangan. Para pemegang saham, misalnya, ingin pendapatan lebih besar dengan berusaha merampingkan desain pekerjaan yang singat dan padat, sementara bagian penelitian dan pengembangan memiliki keinginan untuk melakukan investasi yang tentu menuntut pembentukan desain pekerjaan baru dan membutuhkan waktu dan biaya yang besar. Contoh lain, karyawan ingin gaji yang lebih tinggi dan berbagai tunjangan kesejahtraan laianya, masyarakat sekitar menginginkan lingkungan yang lebih baik dan fasilitas yang layak untuk public dengan alasan tanggung jawab sosial. Untuk menjamin organisasi tetapi dapat bertahan, manajemen harus mengupayakan hubungan antara pihak-pihak yang berkepentingan tetap seimbang dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

b.      Karyawan

Hampir dalam semua organisasi,sifat dari tenanga kerja adalah berubah, sebagian karena faktor demografi. Faktor ini akan mengubah pergeseran kepentingan-kepentingan konsumsi,produk,biaya,dan pemasaran kareana menyangkut segmen pasar yang terus berubah. Ledakan bayi era 1990-an banyak mempengaruhi orientasi produk yang merupakan kebutuhan primer masyarakat.

c.       Mengelolah karyawan

Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui pengelolaan sumber daya manusia secara efektif. Hal ini dapat diperoleh dengan menerapkan semua praktik  berikut secara berkaitan,karena sulit untuk menangani suatu tindakan bila hanya menerapkan  secara terpisah.

Keamanan Employment Security

Employment Security dibutuhkan untuk mengadapi tekanan akan perlunya kehati-hatian dan selektivitas yang tinggi dalam memperkejakan manusia. Lebih jauh mendorong keterlibatan karyawan, karena karyawan lebih berkeinginan untuk memberikan kontribusi terhadap proses pekerjaan.

Selektif dalam merekrut (Selective in Recruiting)

Merupakan jaminan dalam pekerjaan  dan kepercayaan yang dimiliki organisasi untuk kesuksesan bersaing. Dibutuhkan kehati-hatian dan selektif dalam memilih karyawan  atau mengontrak karyawan. Bisa juga proses penyaringan ini dilakukan untuk mecari orang yang tepat yang dapat bekerja dengan baik dalam lingkungan baru, dapat belajar dan berkembang sehingga membutuhkan supervisi yang lebih sedikit.

 Upaya yang tinggi

Bagi organisasi yang ingin memperkerjakan karyawan berkompeten, kompensasi yang tinggi merupakan salah satu kunci. Tingkat upah yang tinggi akan memberikan kemampuan akan lebih selektif dalam menemukan orang yang dapat dilatih dan bertanggung jawab terhadap organisasi. Terdapat kesan bahwa organisasi yang memberikan upah tinggi pada karyawanya maka organisasi tersebut adalah organisasi yang sangat menghargai karyawannya.

Pembayaran insentif

Bahwa pekerjaan dan kepuasan kerja karyawan akan sangat bergantung pada insentif sebagai salah satu faktor motivasi. Pendorong seperti pengakuan, jaminan keadilan, dan insentif materiil dan nonmaterial akan berpengaruh besar kepada karyawan.

Employee ownership

Memberikan dua keuntungan. Pertama , karyawan yang memiliki keinginan terhadap kepemilikan saham organisasi dapat disejajarkan keinginan tersebut dengan pemegang saham. Tentunya manajemen konflik perlu dilakukan perlakuan secara kontinu guna diminimalkan. Kedua ,karyawan mempunyai sikap jangka panjang terhadap organisasi,tentang strategi,kebijakan, investasi, dan maneuver keuangan.

Information sharing

Karyawan adalah asset organisasi yang mempunyai keunggulan bersaing terutama dengan pesaing organisasi. Oleh karena itu, organisasi perlu berhati-hati dan tidak memberikan sejumlaah besar informasi pada karyawan karena rawan terjadi kebocoran pada pihak pesaing.

Partisipasi dan pemberian wewenang

Informasi yang diketahui oleh semua jenjang manajemen memudahkan karyawan untuk bekerja sama dan berpartisipasi guna pengambilan keputusan yang lebih cepat serta mendukung adanya desentralisasi. Keputusan dan produktivitas kerja karyawan akan meningkat akan meningkatkan dengan adanya partisipasi karyawan.

Self – managed teams

Organisasi yang mempunyai tim yang solid cenderung memperoleh hasil yang memuaskan. Keuntungan yang didapat diantaranya dalam hal mengurangi biaya material, delegasi wewenang, dan metode produksi karena semua itu dapat ditangani dan dikelola secara tim.

Pelatihan dan pengembangan keterampilan

Pelatihan dan pengembangan keterampilan merupakan bagian penting dari proses manajemen SDM yang tidak terpisahkan. Pelatihan akan memberikan hasil positif hanya jika karyawan diberikan kesempataan untuk menggunakan keahlian tersebut. Perbaikan juga perlu dilakukan pada perubahan struktur kerja. Pelatihan tidak hanya menunjukan komitmen organisasi terhadap karyawan, tapi juga fasilitas akan lengkap dengan orang-orang yang memiliki kualifikasi tinggi yang telah secara spesifik dilatih untuk pekerjaan baru.

Cross – utilization and cross – training

Keragaman dalam pekerjaan akan membuat tantangan baru sekaligus menumbuhkan motivasi dalam bekerja. Adanya keragaman dalam pekerjaan memberikan peluang terhadap perubahan dalam aktivitas dan secara potensial akan membawa perubahan kemampuan karyawan dalam hubungan dengan rekan kerja.

Symbolic – egalitarianism

Hambatan untuk mendesentralisasikan pengambilan keputusan adalah  dengan self – managed team. Oleh karena itu, banyak organisasi terkenal yang mencapai keunggulan bersaing melalui orang-orang dengan sejumlah bentuk egalitarianisme. Egalitarianisme adalah sejumlah cara untuk memberikan tanda, baik bagi orang dari luar organisasi dan dalam organisasi bahwa terdapat persamaan kompratif.

Kompresi upah

Kompresi upah dapat berjalan efektif apabila ada kerja sama dan saling membantu untuk pencapaian selesainya pekerjaan dengan mengurangi kompetisi interpersonal.

 Promosi internal (promotion within)

Metode ini memberikan kesempatan peluang promosi bagi karyawan. Promosi akan memberikan fasilitas desentralisasi, partisipasi, dan delegasi. Promosi memberikan tanggung jawab pada penyela untuk mengoordinasikan upaya bawahanya. Promosi juga menawarkan insentif yang lebih baik dalam pekerjaan. promosi juga memastikan bahwa orang dalam suatu oposisi manajemen secara actual mengetahui sesuatu tentang bisnis, tegnologi, dan operasional dalam pekerjaan.

d.      Stakeholder

Struktur yang mengatur organisasi public yang besar memungkinkan pemegang saham untuk mempengaruhi hak suara.

Berbagai pihak yang terkait dengan pengoperasian suatu organisasi di antaranya:

·          Pemerintah atas pajak.

·          Pemegang saham atas nilai organisasi dan atau deviden serta hak suaranya.

·          Pemberi pinjaman atas keamanan pengembalian pinjaman organisasi.

·          Karyawan atas gaji,keadilan dalam kenaikan gaji  & posisi

·          Manajer atass bonus dan keadilan dalam penilaian kinerjanya.

·          Pimpinan puncak atas keamanan jika diambil ahli dan remunerasinya.

·          Masyarakat atas lingkungan hidup dan public goods yang disediakan pemerintah.

e.       Serikat pekerjaan

Organisasi pada saat ini,harus sangat perduli terhadap kepentingan karyawan. Bila organisasi hanya memikirkan kepentingannya sendiri dan menganggap karyawan atau serikat buruh sebagai objek produksi maka tujuan efektivitas organisasi akan terrrhambat. Banyak kasus-kasus organisasi local dan multinasional yang sudah mengalami permasalahan dengan serikat buruhnya. Saat ini serikat pekerja mengalami pergeseran dari hanya memiliki sebuah status komite karyawan menjadi organisasi yang lebih solid dengan membwa kepentingan hakiki dari hak dan kewajiban sebenarnya dari para karyawan tidak merasa khawatir dan takut karena ada jaminan perlindungan pada pekerjaan mereka.

D.          HUBUNGAN ANTARA ANALISIS JABATAN DAN FUNGSI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

               Informasi yang diperoleh dari analisis jabatan berguna bagi perencanaan dan impelementasi fungsi atau aktivitas manajemen SDM yang lain.

Beberapa kenggunaan analisis jabatan:

1.              rancangan dan struktur organisasi

2.              perencanaan sumber daya manusia

3.              evaluasi jabatan dan balas jasa

4.              rekrutmen

5.              seleksi

6.              penempatan

7.              orientasi pelatihan dan pengembangan

8.              penilaian kinerja

9.              perencanaan jalur karier

10.          hubungan pekerja

11.          perancangan peralatan dan perbaikan metode kerja

12.          perancangan jabatan /pekerjaan

13.          keslamatan kerjaan.

Langkah pokok dalam manajemen sumber daya manusia berdasarkan informasi analisis jabatan:

1.      mengevaluasi pengaruh lingkungan terhadap pekerjaan

2.      menghilangkan persyaratan jabatan yang tidak perlu,yang dapat menciptakan

disriminasi pengadaan tenaga kerja.

3.      Merencanakan kebutuhan sumber daya manusia dimasa depan

4.      Mencocokan pelamar dengan lowongan yang tersedia

5.      Menentukan kebutuhan pelatihan bagi karyawan yang baru dan karyawan

berpengalaman

6.      Membuat rencana pengembangan potensi karyawan

7.      Menetapkan standard kinerja realistis

8.      Menetapkan karyawan pada pekerjaan yang memungkinkan menggunakan

keterampilan secara efektif.

E.           METODE ANALISIS JABATAN

Pengumpulan informasi tentang sebuah jabatan dapat dilakukan dengan menggunakan sejumlah teknik tertentu. Berikut ini adalah beberapa metode pengumpulan data yang lazim digunakan oleh analisis jabatan untuk memperoleh data dan informasi jabatan.

      Angket Terstruktur.

Dengan cara ini, kepada para pekerja disajikan daftar tugas – tugas, daftar perilaku kinerja (misalnya, melakukan negosiasi, mengoordisanikan, menggunakan kedua tanga), atau keduanya, fokus tugas – tugas itu terletak pada apa yang dihasilkan. Ini adalah pendekatan berorientasi pada pekerjaan (job oriented approach). Di sisi lain, perilaku kerja berfokus pada bagaimana sebuah pekerjaan dilakukan ini merupakan worker – oriented approach).

Pengamatan

Analisis mengamati seorang pekerja atau sekelompok pekerja yang sedang melakukan sebuah pekerjaan. Tanpa invervensi apapun, analisis mencatat tentang apa, mengapa, dan bagaimana berbagai bagian pekerjaan itu dilakukan. Biasanya, informasi ini dicatat dalam sebuah formulis standar.

Wawancara

Untuk pekerjaan – pekerjaan yang tidak memungkinkan analisis untuk benar – benar melakukan pekerjaan tersebut (misalnya: penerbangan) atau bila pengamatan tidak praktis untuk dilaksanakan (misalnya: arsitek), maka analisis perlu mengandalkan deskripsi dari pekerja itu sendiri tentang apa yang ia kerjakan, mengapa dan bagaimana pekerjaan itu dilakukan.

Catatan Karyawan

               Mirip dengan metode wawancara, dengan metode ini analisis menyandarkan diri pada informasi yang berasal dari catatan karyawan tentang apa, mengapa, dan bagaimana ia melakukan pekerjaan.

Kinerja

               Dengan pendekatan ini,analisis benar – benar melakukan pekerjaan yang sedang dikajinya untuk memperoleh informasi tangan pertama tentang sebuah pekerjaan.

BAB III

PENUTUP

A.        KESIMPULAN

Analisis jabatan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja utama di dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan serta sifat individu lainya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas tersebut.

Pengumpulan data dalam analisa jabatan dapat dilakukan melalui beberapa cara, yaitu :Observasi, Wawancara, Kuesioner, dan Catatan Harian Kerja Karyawan.

Proses penyelenggaraan  dalam analisa jabatan ada beberapa tahap-tahap, yaitu:Tahapan Persiapan, Pengumpulan Data, Kombinasi, Pengolahan data, dan diskusihasilpengolahandata

B.        SARAN

Dalam makalah ini kami penulis menyarankan agar analisis jabatan  hendaknya dijalankan dengan sebaik mungkin, mengingat begitu pentingnya peran dan fungsi sumber daya manusia dalam rangka pencapaian tujuan yang ditetapkan organisasi dalam informasi mengenai analisis jabatan. Perkembangan psikologi manusia perlu menjadi perhatian utama bagi manajer sumber daya manusia, dalam rangka melakukan manajemen terhadap sumber daya manusia dalam organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Moekijat,Drs, 1992. Analisis Jabatan, Mandar Maju,Bandung

Hanggraeni, dewi. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Maitland, iain. 1991. Petunjuk Merekrut Karyawan, Institusi PPM dengan PT Pustaka Binaman Pressindo.

Mangkuprawira, TB.Syafri. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik, Penerbit Ghalia Indonesia.

Moekijat, Drs, 2008. Administrasi Perkantoran, Penerbit CV. Mandar Maju

Rachmawati, ike kusdyah, 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit CV. ANDI OFFSET (penerbit andi).

Manullang M, Dra, 1981. Manajemen Personalia,  Penerbit Ghalia Indonesia.

Peraturan MenteriI Dalam Negeri Republik Indonesia,Nomor 35 Tahun 2012,Tentang Analisis Jabatan Di Lingkungan Kementrian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah.

Dessler, Gary. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Indeks